E-Rechnung schreiben: ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931
Tavyno erzeugt jede Rechnung als E-Rechnung nach EN 16931 — als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML oder als XRechnung. Vor dem Versand prüft der offizielle KoSIT-Validator jeden Beleg; was dort durchfällt, geht nicht hinaus.
Was eine E-Rechnung ist — und was keine
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Ein PDF allein ist keine, auch nicht das eingescannte Original: Entscheidend ist, dass die Buchhaltung des Empfängers Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum ohne Abtippen einlesen kann.
In Deutschland gelten dafür zwei Formate, beide auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931: XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF, in dem dieselben Daten als XML eingebettet sind. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass ein Mensch das PDF lesen kann und eine Maschine das XML.
Tavyno erzeugt beides im Profil EN 16931 — nicht in den abgespeckten Profilen MINIMUM oder BASIC, die für den Vorsteuerabzug nicht ausreichen.
Die Prüfung vor dem Versand
Jeder Beleg läuft vor dem Versand durch den KoSIT-Validator, dieselbe Prüfsoftware, die auch die öffentliche Verwaltung einsetzt. Fällt ein Beleg durch, wird er nicht versendet.
Das klingt streng und ist es auch. Der Grund: Eine fehlerhafte E-Rechnung fällt sonst erst beim Empfänger auf — im schlechtesten Fall Wochen später, wenn seine Buchhaltung sie zurückweist und die Zahlung entsprechend spät kommt.
Die häufigsten Stolpersteine nimmt Tavyno vorweg: Bei Reverse-Charge nach § 13b UStG verlangt die Norm die USt-ID des Kunden, bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG darf keine Steuer ausgewiesen sein. Beides prüft Tavyno schon beim Finalisieren und sagt in einem Satz, was fehlt.
Empfangen ist ab 2025 Pflicht — auch für Kleinstbetriebe
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für kleine Betriebe. Für das Versenden gelten gestaffelte Fristen bis 2028.
Tavyno holt eingehende Rechnungen aus einem IMAP-Postfach ab, erkennt ZUGFeRD und XRechnung automatisch, legt das Original unverändert ab und liest die Kerndaten aus. Die Verbindung zum Postfach wird vorher geprüft — ein Postfach, das nichts liefert, sähe sonst aus wie eines, in dem nichts liegt.
Häufige Fragen
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — ohne Übergangsfrist. Das Versenden ist gestaffelt: bis Ende 2026 sind Papier und PDF im B2B noch erlaubt, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027, ab 2028 gilt die Pflicht vollständig.
Reicht ein PDF als E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung, weil die Daten darin nicht strukturiert vorliegen. Erst ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML oder eine XRechnung erfüllt die Anforderung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML — für Menschen und Maschinen lesbar. XRechnung ist reines XML ohne Sichtbeleg und im öffentlichen Auftragswesen üblich. Beide beruhen auf der Norm EN 16931; Tavyno erzeugt beide.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Empfangen ja, versenden vorerst nicht zwingend. Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, kann trotzdem E-Rechnungen schreiben — Tavyno setzt dann automatisch die Steuerkategorie „E" mit 0 % und ergänzt den Pflichthinweis.
Was passiert, wenn eine Rechnung die Prüfung nicht besteht?
Sie wird nicht versendet. Tavyno nennt den Grund im Klartext — meist eine fehlende Pflichtangabe wie die USt-ID bei Reverse-Charge. Nach der Korrektur läuft die Prüfung erneut.
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